Plaintes, Réclamations et Dénonciation de mauvaise conduite 

L'engagement de XSML
XSML Capital s'engage à mener ses activités avec intégrité, transparence et responsabilité. 

Nous appliquons une politique de tolérance zéro à l'égard de toute conduite illégale, contraire à l'éthique ou inapproprié, et nous nous attendons à l’adoption des mêmes standards de la part de toutes les personnes et entités qui travaillent avec XSML ou en son nom. 

Nous encourageons nos collaborateurs, sociétés en portefeuille, fournisseurs, prestataires, consultants, clients, investisseurs, communautés affectées et autres parties prenantes à dénoncer toute préoccupation lorsqu'ils estiment qu'une conduite pourrait être contraire à nos politiques, aux lois applicables, aux obligations contractuelles ou aux normes internationalement reconnues. 

Pratiques interdites
Les pratiques interdites comprennent notamment, sans s'y limiter: 

• La fraude;

• La corruption et les pots-de-vin;

• La collusion et les pratiques anticoncurrentielles;

• La coercition, l'intimidation et les représailles;

• Le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme;

• L'utilisation abusive d'actifs ou de fonds;

• Les conflits d'intérêts non divulgués ou mal gérés;

• Le harcèlement, la discrimination, les violences et le harcèlement fondés sur le genre (GBVH), ainsi que l'exploitation, les abus et le harcèlement sexuels (SEAH);

• Les représailles à l'encontre des lanceurs d'alerte et des témoins;

• L'entrave aux enquêtes ou aux procédures. 

Toute violation peut entraîner des mesures disciplinaires, la résiliation de relations de travail ou contractuelles, le retrait d'un financement, un signalement aux autorités réglementaires ou judiciaires compétentes, des poursuites judiciaires ou toute autre mesure corrective jugée appropriée. 

Quels faits peuvent être dénoncé?
Les dénonciations ou les plaintes peuvent être déposés lorsqu'une partie prenante estime que XSML, une société en portefeuille ou toute autre partie agissant dans le cadre d'activités financées par XSML a adopté une conduite incompatible avec les politiques de XSML, les lois applicables, les obligations contractuelles ou les normes internationalement reconnues. 

Le mécanisme couvre également les préoccupations liées: 

• aux impacts environnementaux ou sociaux;

• aux violations du Code de conduite de XSML;

• ou à toute autre conduite susceptible de causer un préjudice ou de compromettre les engagements et les standards de XSML. 

Il n'est pas nécessaire d'être certain qu'une violation ait eu lieu pour signaler une préoccupation. Les dénonciations peuvent être fondées sur des préoccupations formulées de bonne foi ou sur des soupçons raisonnables. Ces situations sont traitées dans le cadre du mécanisme de lanceurs d'alerte et de traitement des plaintes de XSML. 

Qui peut déposer une plainte?
Le mécanisme est accessible aux: 

• Employés de XSML et employés des sociétés en portefeuille;

• Fournisseurs et prestataires;

• Consultants et conseillers;

• Clients et investisseurs;

• Communautés affectées par les activités financées par XSML;

• Toute autre partie prenante. 

Les plaintes peuvent être soumises de manière anonyme et les plaignants peuvent demander un traitement confidentiel de leur dossier. 

Comment soumettre une plainte? 
Une plainte ou une dénonciaton peut être soumise: 

• Par le formulaire de dénonciation « Lanceur d'alerte » disponible sur le site internet de XSML;

• Par courrier électronique à complaints@xsmlcapital.com;

• Le cas échéant, par d'autres canaux de dénonciation mis en place pour certains investissements ou projets spécifiques (par exemple : mécanismes disponibles dans les langues locales, signalement par téléphone ou en personne). 

Comment les plaintes sont-elles traitées?
Toutes les plaintes sont enregistrées dans un registre central des plaintes et examinées conformément à la Politique relative aux lanceurs d'alerte et au traitement des plaintes de XSML. 

Le processus comprend généralement: 

• Un accusé de réception dans un délai de cinq jours ouvrables;

• Une évaluation de la recevabilité;

• Une enquête, lorsque cela est approprié;

• Des mises à jour périodiques communiquées au plaignant; 

• La communication des conclusions et des résultats;

• La possibilité de demander un réexamen et, le cas échéant, un examen indépendant de deuxième niveau.

Qui examine les plaintes?
Les plaintes sont gérées par le Comité de gestion des signalements et des plaintes (Whistleblower and Complaints Committee - WCC) de XSML, chargé d'évaluer leur recevabilité, de superviser les enquêtes et de déterminer les mesures de suivi appropriées. 

Le WCC est assisté par le Responsable de la conformité (Head of Compliance), qui tient le registre des plaintes et veille au bon fonctionnement du mécanisme de traitement des plaintes. 

Pour les plaintes externes, le WCC peut solliciter l'appui du Responsable Conformité (Compliance Officer) désigné par l'administrateur du fonds afin d'assurer une supervision complémentaire en matière de conformité. 

Indépendance et conflits d'intérêts
XSML a mis en place des garanties destinées à assurer un traitement objectif et équitable des plaintes: 

• Les membres du comité présentant un conflit d'intérêts sont exclus du processus d'examen et de prise de décision;

• Les plaignants peuvent demander un réexamen de leur dossier et, lorsque cela est applicable, un examen indépendant de deuxième niveau effectué par une personne ou une instance n'ayant pas participé à la décision initiale;

• Des experts externes, juridiques, techniques ou spécialisés, peuvent être sollicités lorsque cela est approprié;

• Toute forme de représailles à l'encontre des plaignants ou des lanceurs d'alerte est strictement interdite. 

Confidentialité et protection
XSML traite les plaintes de manière confidentielle et s'efforce de protéger les plaignants et les lanceurs d'alerte contre toute forme de représailles, d'intimidation, de coercition ou de victimisation. 

Les dénonciations anonymes sont acceptées, bien que la fourniture de coordonnées puisse faciliter l'enquête et le suivi du dossier. 

Politiques associées
Le mécanisme de traitement des plaintes s'inscrit dans le cadre plus large des dispositifs d'intégrité, de responsabilité et de gouvernance de XSML, qui comprennent notamment: 

• Le Code de conduite;

• La Politique de lutte contre la corruption et les pots-de-vin;

• La Politique de lutte contre la criminalité financière;

• La Politique relative aux lanceurs d'alerte et au traitement des plaintes;

• La Politique ESG;

• La Procédure de divulgation d'informations relatives aux activités financées par le Fonds Vert pour le Climat (GCF).