Reclamações, Queixas e Denúncia de Condutas Indevidas 

O Compromisso da XSML
A XSML Capital está comprometida em conduzir as suas actividades com integridade, transparência e responsabilidade. 

Adoptamos uma política de tolerância zero relativamente a qualquer conduta ilegal, anti-ética ou inadequada e esperamos os mesmos padrões de todas as pessoas e entidades que trabalhem com ou em nome da XSML. 

Incentivamos colaboradores, empresas do portfólio, fornecedores, prestadores de serviços, consultores, clientes, investidores, comunidades afectadas e outras partes interessadas a comunicar quaisquer preocupações sempre que considerem que uma conduta possa ser incompatível com as nossas políticas, a legislação aplicável, as obrigações contratuais ou as normas internacionalmente reconhecidas.

Práticas Proibidas
As práticas proibidas incluem, entre outras: 

• Fraude;

• Corrupção e suborno;

• Conluio e práticas anti-concorrenciais;

• Coação, intimidação e represálias;

• Branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo;

• Utilização indevida de activos ou fundos;

• Conflitos de interesse não declarados ou inadequadamente geridos;

• Assédio, discriminação, Violência e Assédio Baseados no Género (GBVH), bem como Exploração, Abuso e Assédio Sexual (SEAH);

• Represálias contra denunciantes e testemunhas;

• Obstrução de investigações ou procedimentos. 

As violações podem resultar em medidas disciplinares, cessação da relação laboral ou contratual, retirada de financiamento, comunicação às autoridades reguladoras ou judiciais competentes, acções legais ou outras medidas correctivas consideradas adequadas. 

O Que Pode Ser Reportado?
Podem ser apresentadas denúncias ou reclamações sempre que uma parte interessada tenha motivos para acreditar que a XSML, uma empresa do portfólio ou outra entidade envolvida em actividades financiadas pela XSML tenha adoptado uma conduta incompatível com as políticas da XSML, a legislação aplicável, as obrigações contratuais ou as normas internacionalmente reconhecidas. 

O mecanismo também abrange preocupações relacionadas com: 

• Impactos ambientais ou sociais;

• Violações do Código de Conduta da XSML;

• Qualquer outra conduta susceptível de causar danos ou comprometer os compromissos e padrões da XSML. 

Não é necessário ter certeza de que ocorreu uma violação para apresentar uma preocupação. As denúncias podem basear-se numa preocupação apresentada de boa-fé ou numa suspeita razoável. Estas situações são tratadas através do Mecanismo de Denúncias e Reclamações da XSML. 

Quem Pode Apresentar uma Reclamação?
O mecanismo está disponível para: 

• Colaboradores da XSML e colaboradores das empresas do portfólio;

• Fornecedores e prestadores de serviços;

• Consultores e assessores;

• Clientes e investidores;

• Comunidades afectadas por actividades financiadas pela XSML;

• Quaisquer outras partes interessadas. 

As reclamações podem ser apresentadas de forma anónima e os reclamantes podem solicitar tratamento confidencial. 

Como Apresentar uma Reclamação?
Uma reclamação ou denúncia pode ser submetida: 

• Através do formulário de denúncia ("Blow a Whistle") disponível no website da XSML;

• Por correio electrónico para complaints@xsmlcapital.com;

• Quando aplicável, através de canais alternativos de comunicação estabelecidos para investimentos ou projectos específicos (por exemplo, mecanismos disponíveis em línguas locais, comunicação por telefone ou presencialmente). 

Como São Tratadas as Reclamações?
Todas as reclamações são registadas num registo central de reclamações e analisadas de acordo com a Política de Denúncias e Reclamações da XSML. 

O processo inclui normalmente: 

• Confirmação de recepção no prazo de cinco dias úteis;

• Avaliação da admissibilidade;

• Investigação, quando apropriado;

• Actualizações periódicas ao reclamante;

• Comunicação das conclusões e dos resultados;

• Possibilidade de solicitar reapreciação e, quando aplicável, uma revisão independente de segunda instância. 

Quem Analisa as Reclamações?
As reclamações são geridas pelo Comité de Denúncias e Reclamações (Whistleblower and Complaints Committee - WCC) da XSML, responsável por avaliar a admissibilidade das reclamações, supervisionar investigações e determinar as medidas de acompanhamento adequadas. 

O WCC é apoiado pelo Responsável de Conformidade (Head of Compliance), que mantém o registo de reclamações e monitoriza o funcionamento do mecanismo de reclamações. 

No caso de reclamações externas, o WCC poderá recorrer ao Responsável de Conformidade (Compliance Officer) nomeado pelo Administrador do Fundo para assegurar supervisão adicional em matéria de conformidade. 

Independência e Conflitos de Interesse
A XSML estabeleceu salvaguardas destinadas a promover uma gestão objectiva e imparcial das reclamações: 

• Os membros do comité que tenham um conflito de interesse são excluídos do processo de análise e tomada de decisão;

• Os reclamantes podem solicitar uma reapreciação e, quando aplicável, uma revisão independente de segunda instância por uma pessoa ou entidade que não tenha participado na decisão inicial;

• Especialistas externos de natureza jurídica, técnica ou outra poderão ser envolvidos sempre que adequado;

• Qualquer forma de represália contra reclamantes ou denunciantes é estritamente proibida. 

Confidencialidade e Protecção
A XSML trata as reclamações de forma confidencial e procura proteger os reclamantes e denunciantes contra represálias, intimidação, coação ou vitimização. 

São aceites denúncias anónimas, embora a disponibilização de informações de contacto possa facilitar a investigação e o acompanhamento do caso. 

Políticas Relacionadas
O mecanismo de reclamações integra o quadro mais amplo de integridade, responsabilidade e governação da XSML, que inclui: 

• Código de Conduta;

• Política Anti-suborno e Anti-corrupção;

• Política de Prevenção da Criminalidade Financeira; 

• Política de Denúncias e Reclamações;

• Política ESG;

• Procedimento de Divulgação de Informação para Actividades Financiadas pelo GCF.